NAP Contactbijeenkomst 10 november 2022
'Project Management: Remarkable Achievements and an Outlook to the Future' Pareltjes in projectmanagement
De laatste NAP contactbijeenkomst van 2022 stond in het teken van Projectmanagement.
Eerst werd het opmerkelijke en succesvolle verhaal verteld van een project dat onder grote nationale belangstelling stond en dat in een heel korte tijd kon worden gerealiseerd, mede omdat in alle lagen de urgentie werd gevoeld. Daarna kwam een terugblik op de MEP-leerstoel (Management of Engineering Projects) aan de TU Delft, onder Hans Bakker; daarbij deelde Hans met het publiek naast de behaalde resultaten ook nog een aantal trends die hij zag.
netwerkborrel
NAP-voorzitter Frank van Ewijk opende de avond en was verheugd om te kunnen melden dat een aantal nieuwe leden zich hadden gemeld bijvoorbeeld van Evides en Stedin. Deze aanwas heeft ook te maken met de focus op de energietransitie binnen NAP. Daarnaast kondigde hij de komst aan van een nieuw bestuurslid, Wim van den Brink van Bilfinger Tebodin.
EemsEnergyTerminal
De eerste spreker was Merijn Zuidgeest, senior projectmanager bij Gasunie. Hij sprak over het project Eems Energy Terminal, waarbij de Gasunie een drijvende ofwel een op FSRU gebaseerde LNG-importterminal ontwikkelde die 8 bcma (billion m3) importcapaciteit toevoegt aan het Nederlandse grid. Dit project werd in slechts 6 maanden ontwikkeld van eerste ideeën tot het eerste gas in het grid; de reden waarom Merijn het over Front End Loading (FEL) wilde hebben in zijn bijdrage. FEL betekent in dit geval vroegtijdige betrokkenheid op allerlei niveaus bijvoorbeeld van contractors bij de kick-off van het ontwerp, vergunningverleners bij de start en inkoop die start tijdens het ontwerp.
Het begon allemaal in januari 2022. Russische troepen verzamelden zich bij de Oekraïense grens en de strategieafdeling van de Gasunie kwam bijeen en dacht na over de leveringszekerheid van Russisch gas. Toen kwam het idee van een LNG-terminal op met de Eemshaven als haalbare locatie vanwege de capaciteit van het daar aanwezige grid.
Vervolgens startte de roller coaster eind februari met de inval van de Russen in Oekraïne. Merijn werd begin maart betrokken en het LNG-terminal project ging daarna snel van start. Gasunie kreeg de mogelijkheid om af te wijken van de normale aanbestedingsprocedure en kon een alliantie vormen met een aantal partijen, Fluor, Stork, Hak en BAM. De deal making was gebaseerd op een scope van ‘pretty much like this’; daarbij laat Merijn een plaatje zien van de terminal met de twee drijvende eenheden, FSRU Golar Igloo en FSRU LNG terminal, en de aanlandige infrastructuur.
Merijn van Zuidgeest, spreker
Dinner
Begin april was de kick-off en al snel volgde een HAZOP. Ook snel daarna volgde de afstemming met het bevoegd gezag over de vergunning conform de Rijkscoördinatieregeling. Half april werd de eerste design review uitgevoerd en eind april nog tijdens het ontwerp werden de eerste zaken ingekocht waaronder 5 km pijpleiding.
Alle partijen begrepen de urgentie van het project en dat gaf een boost aan de samenwerking en de motivatie, tot in alle geledingen. De Eemshaven ligt aan de Eems, een water waarvan de Duitsers zeggen dat het bij Duitsland hoort en de Nederlanders bij Nederland ofwel ‘we agree to disagree’. In die situatie moest wel toestemming komen om LNG te transporteren over de Eems. Resultaat was dat goed is samengewerkt met de Duitsers en dat ook zij in hun vakanties hebben doorgewerkt. Andere hobbel was dat de Eems op de UN Werelderfgoedlijst staat en dat een oplossing voor baggerslib moest worden gevonden; ook dat is gelukt.
Vervolgens werd een film van de bouw van de terminal getoond, waarbij de toehoorders iets van de dynamiek in dit project zagen.
De urgentie kwam ook naar voren toen Merijn dagelijks de berichten kreeg dat de FSRU’s onderweg waren vanuit de USA; dag en nacht werd doorgewerkt om de infrastructuur op land in orde te maken.
Dinner
Reflectie
En toen was het zover, de feestelijke opening met minister Rob Jetten en de Tsjechische minister-president Petr Fiala op 8 september 2022 waarbij het eerste gas in het grid werd gebracht. Verwacht wordt dat de afronding van het project eind 2022 volgt; nu is men bijvoorbeeld nog volop bezig met bijvoorbeeld redundantievoorzieningen. Ook met de afronding van de vergunning begin 2023 druppelen nog nieuwe eisen binnen, die uitgewerkt moeten worden.
Veel tijd voor reflectie heeft Merijn nog niet gehad. Wel liet hij een vergelijk zien van de planning van een project met een ‘normale’ aanpak en de planning van dit Eems Energy Terminal project, waarbij die laatste bijna viermaal zo snel is uitgevoerd. Het was dan ook een race tegen de klok, 6 maanden lang, met geweldige inzet van alle partijen en in alle geledingen. Een voorbeeld is dat toen op een vrijdagavond een pijpleiding vanwege kwaliteitsissues moest worden afgekeurd, de lasser die al onderweg naar huis was, onmiddellijk omdraaide om het werk te herstellen. Ander voorbeeld is het vast komen zitten van een schip met de brandwaterpompen in een sluis in Groningen, 1 dag voor de geplande aansluiting van die pompen. Op die vrijdagavond is nog een duiker gevonden om het schip los te krijgen en door te laten varen. Al met al was het hard werken met werkweken van 60-70 uur en veel uitgestelde vakanties, dus een aanbeveling om ieder project zo uit te voeren was het niet. Maar de motivatie was hoog, omdat iedereen de urgentie voelde en zich ook persoonlijk verbonden voelde aan het doel, nog voor de winter voldoende gas in Nederland. Dat gebeurde ook met gezamenlijke lunchsessies en met de talk-the-message aanpak, waardoor ook de heftruckchauffeur en de lasser zich 100% inzetten en bijvoorbeeld dagelijks de route van de FSRU’s over zee volgden. Wat de ‘Key tot Succes’ was en vastgehouden moet worden, is het werken met een alliantiecontract; dat leidde al met al tot een uitstekende teameffort.
prof. Hans Bakker spreker
Memory lane
De tweede spreker was Hans Bakker, hoogleraar Management of Engineering Projects (MEP) aan de TU Delft, de leerstoel gesponsord door NAP. Hans werkt sinds korte tijd nog twee dagen als hoogleraar en zal volgend jaar afscheid nemen; aan zijn opvolging wordt nog hard gewerkt. Vandaag nam hij daarom de gelegenheid om terug te kijken op zijn invulling van de MEP-leerstoel sinds 2007, aanvankelijk voor 1 dag in de week, vanaf 2014 als voltijds hoogleraar. Allereerst nam Hans zijn CV door met de studie en het doctoraat in de natuurkunde, de diverse functies bij Shell en vanaf 2007 zijn invulling van de MEP-leerstoel. Deze loopbaan werd daarbij met twee klassiekers gelardeerd: “Now for something completely different” van Monty Python en “Tom Poes, verzin een list” van Ollie B. Bommel.
De MEP-leerstoel staat onder bestuur van een stichting, bestaande uit een vertegenwoordiger van de TU Delft, de NAP-directeur en een NAP-bestuurslid. Hans liep een aantal van deze bestuursleden sinds 2007 nog eens langs en noemde wat kenmerken. Ook de bij ondersteuning vanuit het thuisfront werd stil gestaan.
De vier doelstellingen uit de inaugurele rede werden terug gehaald: complexiteit, managerial learning, bouwen aan relaties en modulair ontwerp en constructie. Dat leek eerst wat ambitieus om allemaal te behandelen, maar uiteindelijk is alles aan de orde gekomen in de loop van tijd.
Vervolgens liet Hans een grafiek zien met de aantallen studenten tijdens zijn professoraat. Aanvankelijk is dat nog wat laag omdat de leerstoel maar één dag in de week bezetting kende. Vanaf 2014 is een groei in aantallen te zien. Zo werden totaal uiteindelijk 1.534 studenten geteld! Tevens zijn in Hans’ tijd 7 dissertaties geweest en er volgen de komende jaren nog 5. Tot 2027 mag Hans nog promovendi begeleiden.
In 2014 werd het eerste MEP boek gepubliceerd, Management of Engineering Projects, waarbij de best practices uit zijn lessen en uit diverse bronnen bij elkaar zijn gevoegd in een coherent geheel en dat velen heeft geïnspireerd. In 2018 volgde een tweede boek “Projects and People – Mastering Success”.
Een ontwikkeling die na publicatie van het laatste boek is ingezet, is dat Project Management 3.0 niet alleen effect heeft het project maar op de gehele organisatie. Verder zullen de contractmanagement en procurement afdelingen zich meer moeten richten op het managen van relaties; niet de duur van het project is langer bepalend, maar de life time. Als laatste zal in de bestuurskamer meer bewustzijn moeten komen voor complexiteit; de bestuursvoorzitter die na een exposé te hebben gekregen over het P80 budget van een complex project en dan nog steeds zegt “Zorg dat je binnen het budget blijft” heeft het niet begrepen.
Ook toonde Hans de lange lijst met sponsors en met de bedrijven waar afgestudeerd kon worden. Het wederzijdse belang tussen bedrijven en leerstoel kan niet genoeg benadrukt worden en Hans heeft hier altijd veel energie in gestoken. De ondersteuning aan de praktijk in bedrijven is belangrijk maar ook het krijgen van ervaring van de praktijk voor de leerstoel is van belang. Hiertoe behoren het delen van resultaten en het voeren van discussies in bijvoorbeeld de Industrial Users Panel.
Ontwikkelde methoden en lessen
Vervolgens werd stilgestaan welke methodologieën zijn geleverd. Zo zijn daar de Social Network Analysis en de analyse van de rol van projectstuurgroepen. Voor die laatste is door PhD-student Jaap Stoppels een Quick Reference Card gemaakt met allerlei do’s en dont’s. Ook een methode voor de beoordeling van projectkwaliteit is gemaakt; een korte beoordeling die snel inzicht biedt in een project. Die is zeker nodig nu nog steeds zeker 40% van alle projecten op een of andere manier faalt.
Daarna wilde Hans een aantal geleerde lessen delen en dat zijn er vele. Aandacht voor veiligheid levert veel op; bedenk alleen maar wat moet worden gedaan als een incident heeft plaatsgevonden. Verder is het belangrijk om de relatie te managen, niet alleen het contract; het voorbeeld van een gezamenlijk doel, het “burning platform”, werd hier genoemd. Ook standaardisatie levert veel op; je kunt alleen flexibel zijn en van de standaard afwijken als je die standaard door en door kent. Alle kennisdatabases en lessons learned bestanden ten spijt, de beste manier van lessen leren is nog altijd van persoon tot persoon. Neem ook de tijd om, voordat een project start, eerst de eerder geleerde lessen door te nemen en vergeet ze achteraf niet vast te stellen. Maak ook een projectaanpak die toegesneden is op de context. Sla geen stappen over in een projectprocedure maar schaal ze naar behoefte en grootte van het project. En knip een project op en bezie of replicatie mogelijk is; soms is het beter viermaal een 2 miljoen ton trein te maken dan een 8 miljoen ton trein.
Om de getallen uit de afgelopen periode nog even scherp te krijgen: 7 dissertaties verdedigd, 5 dissertaties volgen nog, 17 opposities gevoerd bij promoties, 90 columns geschreven, 12 interviews gegeven, 80 papers gepubliceerd, 199 master studenten afgeleverd en 2 boeken geschreven.
Vervolgens deelde Hans nog een aantal trends voor na 2022. Zo blijft het een uitdaging om van projecten te leren. Verder moet focus blijven gehouden op verbetering van de samenwerking, cruciaal voor de uitkomst van een project. Tenslotte is het nodig om te bouwen aan het empathische vermogen van mensen en te zorgen voor diversiteit in het team.
Als laatste riep Hans op om 3 november 2023, aula TU Delft in de agenda op te nemen. Dan volgt de afscheidsrede…
NAP-bestuurder Ron van den Akker bedankte vervolgens Hans met bloemen en wijn. Ron had een mooie speech voorbereid met alle getallen die Hans zelf zojuist had genoemd dus dat deel van de speech werd in zijn binnenzak weggestopt.
Ron memoreerde het succes van Hans, gebaseerd op zijn unieke kenmerken. Het is moeilijk iemand te vinden die dat kan opvolgen: iemand moet een trackrecord hebben met publicaties en research en moet daarnaast in het bezit van een PhD zijn. Daarnaast is Hans een begenadigd spreker die veel studenten trekt; hij stond altijd wel in de top drie van meest populaire hoogleraren in Delft. Een echte 5-sterren hoogleraar, zo vatte Ron samen.
afscheid prof. Hans Bakker
Klik hier voor het filmpje van de Gasunie gepresenteerd door Merijn van Zuidgeest, spreker
