Professorale overpeinzingen

De tijd vliegt, zelfs als je gedeeltelijk met pensioen bent, of misschien wel juist daarom. We zitten inmiddels in het tweede kwartaal van het academisch jaar en voor de sectie IDM (Integraal Design en Management) is het als vanouds druk, maar nu met heel veel hulp en tijdelijke krachten om de opengevallen gaten dicht te lopen. Niet een oplossing voor de lange termijn, maar wellicht gaat die nog komen.

Afgelopen week heb ik met zeer veel plezier de NAP Contactbijeenkomst bijgewoond. Het was een beetje een reünie, want een paar mensen waren echt gekomen omdat ik zou spreken. Leuk en goed om bij te praten. Merijn Zuidgeest ging me voor in de presentatie met een pakkend verhaal over het Eemshaven LNG project. Het kan dus wel succesvol en in korte tijd, maar dit is niet iets wat je van ieder project kan vragen. Als er een dringende noodzaak is ofwel een dreigende crisis dan kan een dergelijke aanpak. De leerpunten, die daarna ook in mijn eigen presentatie terugkwamen, waren heel duidelijk: een gezamenlijk doel, vroege betrokkenheid van alle partijen, een geïntegreerd team en het managen van de relaties (en niet alleen de contracten!).

Toevalligerwijs ben ik deze week in contact geweest met het Ministerie van Financiën en het Ministerie van Economische Zaken over de aanpak van grote projecten. En ook daar ging het over het managen van relaties. Hun vragen waren heel gericht naar de bevindingen van ons onderzoek naar projectmanagement. Wat kunnen we adviseren op basis van ons onderzoek voor die project aanpak: hoe aan te sturen, hoe het team vorm te geven, wat voor contract en hoe de governance te organiseren? Dezelfde punten kunnen bij de toekomstige grote projecten in ieder geval als randvoorwaarden weer terugkomen. Maar tegelijkertijd is een zo mogelijk nog grotere uitdaging dat we door de uitbestedingsstrategie in de laatste twee decennia veel kennis zijn verloren bij de diverse opdrachtgevers. Dus hoe kan je er nu voor zorgen dat die kennis wel aanwezig is in je projectteam? Niet op alles zijn er pasklare antwoorden, maar er is veel te leren van projecten in de private sector en dat heb ik met de ministeries gedeeld.

Bijkomstige uitdaging is dat de overheid is onderworpen aan Europese aanbestedingsregels. Maar daarbinnen bestaat ook de competitieve dialoog, die te combineren is met een 2 of 3 fase aanpak. Hierin probeer je in een voorselectiefase (1e) en een verkennende (2^e) fase uit te vinden of het klikt tussen de diverse teams. Hiervoor moet je dan wel van tevoren transparante criteria opstellen (en niet alleen naar de kosten kijken). Je zou zelfs zover kunnen gaan dat je in de tweede fase (van drie) 2 of 3 partijen in parallel (tegen een marktconforme vergoeding) een Basis of Design laat maken en pas na voltooiing van die BoD de beslissing neemt wie het uiteindelijk gaat uitvoeren. En dan dus niet gebaseerd op kosten alleen maar gebaseerd op bewezen vruchtbare samenwerking en een gedeeld doel om gezamenlijk naar toe te werken.

Het zal nog wat gewenning, aanpassing en leren vergen, maar het is een goed gevoel dat dit soort geluiden nu in ieder geval een luisterend en begripvol oor aantreffen. Er is zeker hoop voor een toekomst met betere en meer efficiënt uitgevoerde projecten. U hoort nog van ons.

Hans, NAP Professor